この記事でわかること
目次
給与計算クラウドの初期設定を外部に依頼する場合、主な依頼先は「社労士事務所」「コンサルティング会社」「SaaSベンダー・販売パートナー」「クラウド導入・設定代行会社」の4つです。
それぞれ得意なことや対応範囲が異なるため、「どこに頼むか」だけでなく「何を任せたいか」を整理することが大切です。
TECO Designは、1,000社以上の人事労務クラウドシステム導入を支援してきました。
本記事では、その支援経験をもとに4つの依頼先の違い、初期設定で依頼できる主な作業、自社に合った依頼先を選ぶポイントを解説します。
給与計算クラウドの初期設定を依頼できる主な相手は、「社労士事務所」「コンサルティング会社」「SaaSベンダー・販売パートナー」「クラウド導入・設定代行会社」の4つです。
それぞれ、労務相談、業務整理、製品知識、実際の設定作業など、得意とする領域が異なります。
初期設定を依頼できる4つの依頼先
給与計算や社会保険、労務に関する専門知識があり、給与規定や労務面も含めて相談しながら進めたい場合に向いています。
ただし、すべての社労士事務所がクラウドシステムの初期設定やデータ移行まで対応しているわけではありません。
クラウドに詳しい社労士を探したい場合は、地域や得意分野から無料で社労士を探せる「社労士STATION」が便利です。
現在の業務フローや役割分担を整理し、業務改善やシステム導入の方針を一緒に考えることを得意としています。給与計算業務そのものを見直しながら進めたい場合に向いています。
初期設定やデータ移行など、実際の導入作業まで対応するかは会社やサービスによって異なります。
自社製品の機能や設定方法に詳しく、操作や設定について相談しやすいのが特徴です。利用する給与計算クラウドがすでに決まっている場合に向いています。
ベンダー自身が初期設定や導入支援を行う場合もあれば、導入支援を専門とするパートナー企業と連携して支援するケースもあります。
利用したい給与計算クラウドが決まっている場合は、どこまで支援してもらえるかをベンダーに確認しておくと安心です。
業務設計や初期設定、データ移行、テストなど、導入に必要な実作業までまとめて任せたい場合に向いています。
さらに、複数の給与計算クラウドに関する知識があるため、特定の製品にとらわれず自社の業務に合ったシステムの組み合わせや設定、勤怠との連携まで幅広く提案してもらえるのもメリットです。
依頼先を選ぶときの考え方
依頼先は、「何を相談したいか」「どこまで任せたいか」によって選ぶのがポイントです。
給与計算クラウドの初期設定では、従業員情報や給与ルールを登録し、勤怠連携やテスト計算などを行って、実際に給与計算を開始できる状態まで整えます。
たとえば、次のような作業があります。
初期設定で行う主な作業
設定にずれがあると、時間外手当や欠勤控除、社会保険料などの計算に誤りが生じ、給与の過不足や再計算、従業員対応などの手戻りにつながるリスクがあります。
そのため、初期設定を依頼する際は、単に項目を入力してもらうだけでなく、自社の給与ルールを理解したうえで正しく設定してもらえるかも重要です。
依頼先を選ぶときは、「労務や給与ルールまで相談したいか」「業務そのものを見直したいか」「製品について相談したいか、実作業まで任せたいか」の3点を基準にすると整理しやすくなります。
依頼先を選ぶときの3つの判断基準
給与規定や社会保険、労務手続きについても相談しながら進めたい場合は、社労士事務所が候補になります。
クラウド設定やデータ移行まで対応しているかは事務所によって異なるため、依頼前に対応範囲を確認しておくと安心です。
現在の給与計算業務や役割分担を整理し、業務そのものを見直しながらクラウド導入を進めたい場合は、コンサルティング会社が候補になります。
利用する給与計算クラウドが決まっていて、その製品の機能や設定について相談したい場合は、SaaSベンダー・販売パートナーが候補になります。
初期設定やデータ移行、テストなど、導入に必要な実作業までまとめて任せたい場合は、クラウド導入・設定代行会社が候補になります。
なかでも迷いやすいのが、「ベンダーに頼むか、クラウド導入・設定代行会社に頼むか」という選択です。
次の章では、この2つの違いをもう少し詳しく見ていきます。
ベンダーは「製品について詳しく相談したい場合」、クラウド導入・設定代行会社は「複数のシステムや実際の業務までまとめて相談したい場合」に向いています。
利用する給与計算クラウドが決まっている場合、「そのサービスのことなら、設定もベンダーに任せるのが自然では？」と思うかもしれません。
ベンダーは自社製品の機能や仕様、操作方法に詳しく、製品の設定方法や使い方を確認したいときに頼りになる存在です。
一方で、実際の給与計算業務は勤怠管理や人事管理など、複数のシステムとつながって進むこともあります。
そのため、給与計算クラウドを導入する際は、製品単体の設定だけでなく、システム同士のつながりも考慮することが大切です。
複数システム利用時に確認したいこと
それぞれのシステムについては各ベンダーのサポートへ確認できますが、複数のシステムをまたいで原因を切り分け、実際の業務フローまで一連で確認してもらえるかは、サポート内容によって異なります。
そのため、複数のシステムを組み合わせて利用する場合は、製品ごとの設定だけでなく、システム間の連携や実際の運用までまとめて見てもらえるかを確認しておきましょう。
初期設定の依頼先を選ぶときは、設定作業の可否だけでなく、業務整理、他システムとの連携、テスト、本番稼働後のサポート体制まで確認することが大切です。
初期設定を依頼するときに確認したい4つのこと
今の給与計算方法をそのままクラウドへ移すだけでは、Excel集計や二重入力など、手作業が残ってしまうことがあります。初期設定の前に、現在の業務フローや給与ルールを整理してもらえるか確認しましょう。
給与計算は、勤怠管理や労務管理など周辺システムとの関わりも重要です。給与計算クラウド単体だけでなく、前後の業務や他システムとのデータの流れまで考慮して、設定方法を提案してもらえるかも、見ておきたいポイントです。
設定画面上で問題がなくても、実際に給与計算すると想定と異なる結果になる場合があります。本番稼働前に、実際の給与データを使って現行の計算結果と比較できるか確認しておきましょう。
給与計算クラウドは、一度設定すれば終わりではありません。
運用開始後には、勤怠データが想定どおり反映されない、制度変更時にどこを修正すればよいかわからないといった困りごとが出ることもあります。
入退社や給与改定、法改正、年末調整などへの対応もあるため、本番稼働後も設定や運用について相談できるかを確認しておきましょう。
クラウド導入・設定代行会社の対応範囲は、会社やサービスによって異なります。
ここでは一例として、TECO Designのクラウド導入支援で対応している内容をご紹介します。
TECO Designでは、給与計算クラウドのシステム選定、業務設計、初期設定、データ移行、勤怠連携、テスト検証、運用開始までを支援しています。
また、スタッフの約3分の2が労務経験者または労務資格保有者です。システムの設定方法だけでなく、給与計算や勤怠管理などの実務を踏まえ、業務とシステムの両面から導入を支援できることも特徴です。
単に設定を完了させることではなく、導入後に給与計算業務が安定して回る状態を目指して支援しています。
勤怠の集計、データ連携、給与計算、計算結果の確認という一連の流れを確認します。
給与計算クラウド単体だけを見るのではなく、勤怠との連携や実際の計算結果まで確認することで、設定のやり直しや給与計算ミス、Excelでの補完作業などの手戻りを減らします。
導入前に業務フローや給与ルール、設定内容を整理し、業務設計を行います。
これによって日々の運用が安定しやすくなるだけでなく、将来的に給与計算をアウトソーシングへ切り替える際も、業務内容や設定状況を引き継ぎやすくなります。
給与改定や制度変更、法改正、年末調整など、導入後も設定や運用を見直す場面があります。
導入支援を受けた企業向けのサポート「クラウド相談室」では、導入後も設定や運用について継続して相談できます。
運用開始後に相談しやすい内容
法令上の判断や個別の労務相談については、必要に応じて社労士などの専門家へご確認ください。
「初期設定は自社で進めるべきか、外部に任せるべきか迷っている」というご相談もよくいただきます。
どちらが合うかは、社内の体制や担当者の経験、確保できる工数によって変わります。
自社導入と外部依頼を判断するポイント
給与計算やシステム設定の知識がある担当者がおり、設定やテストに必要な時間を確保できる場合は、自社で進める方法があります。
知識や工数の確保が難しい場合は、初期設定やデータ移行、テストなどを導入支援会社に任せ、社内の負担を減らしながら進める方法もあります。
自社で進めるか、導入支援を利用するかで迷ったら、こちらの記事もあわせてチェックしてみてください。
給与計算クラウドの導入支援と自社導入を比較｜違いと選び方を解説
従業員情報や給与項目、支給・控除ルール、社会保険・雇用保険の設定などが必要です。また、勤怠データとの連携や過去データの移行、テスト計算まで行う場合があります。
ベンダーは自社製品の機能や仕様に詳しいのが特徴です。設定代行・導入支援会社では、業務設計や初期設定、テストなどに対応している場合があります。
対応範囲は各社で異なるため、自社が必要とする支援内容を確認して選びましょう。
企業規模や就業ルール、導入するシステムによって異なりますが、一般的には2〜3か月程度が目安です。
ヒアリングや業務設計、初期設定、テスト検証を経て、本番稼働へ進みます。
支援会社やサービスによっては、初期設定だけを依頼することもできます。
ただ、事前には把握できていなかった社内ルールや例外的な処理が見つかり、運用開始後の設定見直しが必要になるケースも少なくありません。そのため、初期設定だけでなく、テストや運用開始後のサポートまで含めて依頼できるかも確認しておきましょう。
クラウド導入について、まずはお気軽にご相談ください
給与計算クラウドの初期設定は、設定作業だけでなく現在の業務や勤怠管理システムとのつながり、本番稼働後の運用まで見据えて進めることが大切です。
TECO Designでは、業務設計から初期設定、テスト検証、従業員説明会まで、導入に必要な対応を一通り支援しています。また、導入後も「クラウド相談室」で設定や運用について継続して相談できます。
など、気になることがあれば、まずは無料オンライン相談をご利用ください。
給与計算クラウドシリーズをまとめて見る｜CLOUD STATION
導入・比較・初期設定・データ移行・勤怠連携など、給与計算クラウド導入前に知っておきたいポイントをまとめています。気になるテーマから、ぜひご覧ください。
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