この記事でわかること
目次
給与計算システムを乗り換えるときは、新しいシステムを選ぶだけでなく、現在の設定やデータ、勤怠連携、切り替え後の運用まで整理しておくことが大切です。
乗り換えを考え始めると、こんな疑問が出てきます。
こうした疑問を一つずつ整理しておくことで、乗り換え時の手戻りや混乱を減らしやすくなります。
TECO Designは、これまで1,000社以上の人事労務クラウドシステム導入を支援してきました。
本記事では、その支援経験をもとに、給与計算クラウドの乗り換えで確認したい7つのポイントを解説します。
給与計算クラウドを乗り換えようとするとき、最初に新しいシステムを探したくなるかもしれません。ただ、その前に整理したいのが、なぜ今のシステムを乗り換えたいのかです。
今の運用で感じている課題を洗い出してみましょう。
ここが曖昧なまま乗り換えると、新しいシステムでも同じ問題が残る可能性があります。
【乗り換え前に確認したいこと】
「今のシステムで何に困っているのか」を具体的に整理しておきましょう。
機能面だけでなく、毎月発生している手作業や、担当者が負担に感じている工程まで洗い出しておくことが大切です。
給与計算クラウドを乗り換えるとき、現在の設定をそのまま新しいシステムへ移せばよいとは限りません。
なぜなら、長く使っているシステムには次のような設定や運用が残っていることがあるからです。
そのまま移行すると、古い運用や複雑な設定まで新しいシステムへ引き継いでしまいます。
【乗り換え前に確認したいこと】
乗り換えは、システムだけでなく給与計算業務そのものを整理する機会として考えましょう。
給与計算クラウドの乗り換えでは、どのデータを新しいシステムへ移行するかを事前に決めておく必要があります。
移行対象として、まず確認したいのは次のデータです。
すべての過去データを新しいシステムへ移す必要があるとは限りません。一方で、必要なデータが不足すると、本番稼働後も旧システムを何度も確認することになります。
【乗り換え前に確認したいこと】
「何を移行するか」だけでなく、「何を旧システムに残すか」まで決めておきましょう。
あわせて、次の点も確認しておくと安心です。
給与計算クラウドを乗り換えるときは、勤怠システムとの連携も重要です。「連携できる」とされていても、実際の給与計算業務でそのまま使えるとは限りません。
実際の運用では、次のようなズレが起こることがあります。
【乗り換え前に確認したいこと】
実際の勤怠データを使って、給与計算まで問題なくつながるか確認しましょう。通常勤務だけでなく、自社で起こりやすいケースも試しておくことが大切です。
勤怠システムとの連携は、「データが取り込めるか」だけでなく、実際の給与計算までスムーズにつながるかを確認しておくことが大切です。
新しい給与計算クラウドの設定が完了しても、すぐに本番へ切り替えるのではなく、新旧システムの計算結果を照合する工程を設けましょう。
確認したい項目は次のとおりです。
差額が出た場合も、新システム側の設定だけが原因とは限りません。旧システム側の設定や、これまで手作業で補っていた処理が原因になっていることもあります。
【乗り換え前に確認したいこと】
差額があるかだけでなく、「なぜ違うのか」まで確認してから本番切り替えへ進みましょう。
給与計算クラウドの乗り換えでよく出てくるのが、「新旧システムの並行稼働は必要？」という疑問です。
企業の状況や切り替え方法によって異なりますが、切り替え時のリスクを抑えるために、一定期間、新旧システムで計算結果を比較する方法があります。
並行稼働を行う場合は、次のような追加工数も考えておく必要があります。
【乗り換え前に確認したいこと】
並行稼働を行う場合は、「何回やるか」だけでなく、「どの状態になったら切り替えるか」を決めておきましょう。
本番切り替えの判断基準として、次の状態を確認します。
給与計算クラウドの乗り換えは、新しいシステムで最初の給与計算が終われば完了ではありません。
本番稼働後にも、次のような対応が発生します。
操作方法や申請フローが変わる場合は、従業員への案内も必要です。
新しいシステムの使い方や切り替えの目的が十分に伝わっていないと、従業員が新しい運用に移行できず、Excel管理やこれまでの申請方法に戻ってしまうことがあります。
そのため、システムを切り替えるだけでなく、「誰が・いつから・どのように使うのか」まで社内で共有しておくことが大切です。
【乗り換え前に確認したいこと】
「切り替えられる状態」ではなく、「その後も無理なく使い続けられる状態」まで準備しておきましょう。
給与計算クラウドの乗り換えを検討している場合は、次の項目を確認してみましょう。
乗り換え理由
設定
データ移行
テスト
切り替え
運用
給与計算クラウドの乗り換えでは、新しいシステムを選ぶこと以上に、「どう移行し、どう運用するか」を設計することが重要です。
給与計算クラウドの乗り換えでは、システム選定だけでなく、現状整理・初期設定・データ移行・テスト・本番切り替えまでを一連の流れで考えることが重要です。
TECO Designでは、給与計算クラウドの選定から業務整理、初期設定、データ移行、テスト検証、本番稼働後の運用まで、企業ごとの状況に合わせて支援しています。
また、スタッフの約3分の2が労務経験者または労務資格保有者のため、システムの操作だけでなく、給与計算や勤怠管理などの実務を踏まえ、業務とシステムの両面から整理できることも特徴です。
給与計算クラウドの初期設定は、自社で対応すると約160時間（※中小企業の場合）の工数がかかるケースもあります。通常業務と並行して進めるには負担が大きいため、乗り換え時には「何を自社で進め、どこを外部に任せるか」を早めに整理しておくことが大切です。
特に、現在の運用に課題を感じている場合は、乗り換えをきっかけに業務そのものを見直す機会にもなります。
といったお悩みがある場合もご相談いただけます。現在の業務や設定を整理したうえで、どこを見直し、どのように新しいシステムへ移行するか、一緒に考えていきましょう。
給与計算クラウドの乗り換えで確認したい7つのポイントを振り返ります。
給与計算クラウドの乗り換えは、単なるシステム変更ではありません。
現在の業務や設定を見直し、新しい環境でより運用しやすい状態へ整える機会でもあります。
今の課題をそのまま新しいシステムへ持ち込まないためにも、乗り換え前に現状整理・データ移行・テスト・本番後の運用まで整理しておきましょう。
現在の設定や給与ルールをそのまま移行するのではなく、まずは今のシステムで発生している課題や手作業を整理することが重要です。
データ移行、勤怠連携、新旧システムの計算結果の照合、本番稼働後の運用まで含めて計画しましょう。
まず、従業員情報や給与項目、過去の給与データなど、移行するデータの範囲を決めます。そのうえで、旧システムから出力できるデータ形式と、新システムへ取り込める形式を確認します。
不要なデータや重複したデータを整理してから移行すると、移行後の確認もしやすくなります。
企業の状況や切り替え方法によって異なります。
並行稼働を行う場合は、新旧システムの計算結果を比較し、差異の原因を確認してから切り替えることで、本番稼働時のリスクを抑えやすくなります。
給与計算の締め日や繁忙期、年末調整などの年間スケジュールを踏まえて検討することが大切です。
設定、データ移行、テストに必要な期間も考慮し、本番稼働日から逆算して余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
乗り換えは可能ですが、まず現在の設定や実際の運用を整理する必要があります。
設定内容だけでなく、Excelで補っている処理や、担当者だけが把握している運用まで確認しておくと、新しいシステムへの移行を進めやすくなります。
操作方法や申請フローが変わる場合は、従業員への案内を準備しておくことをおすすめします。マニュアルや説明資料を用意しておくことで、切り替え直後の問い合わせを減らし、スムーズな運用につなげやすくなります。
給与計算クラウドの乗り換え、まずは現状整理からご相談ください
給与計算クラウドを乗り換えるとき、新しいシステム選びと同じくらい重要なのが、現在の業務や設定を整理することです。
という場合は、乗り換え前の段階から現在の業務や設定を整理してみましょう。
TECO Designでは、システム選定から業務整理、初期設定、データ移行、テスト検証、運用定着まで、企業ごとの状況に合わせて支援しています。
給与計算クラウドシリーズをまとめて見る｜CLOUD STATION
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