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課題

・アナログな管理で、紛失などのヒューマンエラーのリスクが常に付き纏っていた
・業務を外注していたことで、確認に工数と時間がかかっていた
・どのシステムを導入するか決めかねていた

 

解決策

・導入システムの提案から設定代行をTECO Designに依頼
・導入をきっかけに、勤怠管理・給与計算全ての業務を内製化

 

効果

・人的ミスが激減
・紙、印刷費用などの物理的なコストをカット
・実務を経験することで労務知識がついた

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株式会社grain grainは、埼玉県内で介護施設、保育園、飲食店を3店舗展開されています。各店舗で事業を複合しているため、職種・世代を超えたコラボレーションが生まれるという、他の保育・福祉施設にはない環境が特徴です。

同社は2021年に勤怠管理システム「KING OF TIME」と、給与計算システムとして「freee人事労務」を導入。その際、TECO Designが導入支援（＝システムの設定代行）を行いました。

運用開始から3年、改めて導入支援当時のことや現在の運用について、代表取締役社長の鈴木さんにお話を伺いました。

 

（鈴木さん）

 

時間がかかり、リスクも高いアナログ業務を何とかしたかった

 

ーTECO Designによる導入支援が始まる前の課題を教えてください。

鈴木さん：システムを導入する前はタイムカードで勤怠を記録し、当時お願いしていた社労士さんに手渡しして給与計算を行い、明細は印刷して配って…と、アナログな方法でやっていました。紛失などのリスクも高く、カットできる時間はカットして効率化したかったのです。

また、当時スタッフが50名から15名ほど増えたため「紙打刻のままでいいのか」という思いもあり、システムの導入を検討し始めました。

 

ーそこから、TECO Designへ導入支援をご依頼いただいた経緯を教えてください。

鈴木さん：社労士さんからTECO Designを紹介してもらい、連絡をしたことが始まりです。当時「システムを導入したいけどどれを選べばいいのか」というところで悩んでいたので、そもそも導入するシステムの選定からご提案をいただきました。

結果的に勤怠管理システムとしてKING OF TIME、給与計算システムとしてfreee人事労務を導入することに決めました。また、システム導入をきっかけに、勤怠管理も給与計算も全て内製化しました。

もちろん、社労士さんに外注するよりも内製化した方が月々に発生するコストは大きかったのですが、費用をかけてでもやる価値はあると確信していました。実際に今、ペーパーレスだったり、どこにいてもPCを開けばデータを見れるといった、ストレスフリーな環境を構築できたことで費用の壁を超えたと思います。

 

ー実際に導入支援が始まってから、貴社ではどんなことを整理されましたか？

鈴木さん：システムに入れるのに必要な従業員情報を整理しました。それまでは履歴書でしか従業員情報を保管していなかったため、スムーズに活用できる形に整えました。また、さまざまな勤務形態があったため、当時の時点での勤務形態を一度全て洗い出し、不要なものはなくすという作業をした記憶があります。

情報の整理・洗い出しは簡単ではありませんでしたが、TECO Designからのアドバイスのおかげで何とか進めることができました。

 

 

効率化はもちろん、見える景色が変わった

 

ー現在、実際にどのような運用をされていらっしゃいますか？

鈴木さん：KING OF TIMEで打刻、勤怠集計を行い、そのデータをもとにfreee人事労務で給与計算〜明細配信、年末調整を行っています。基本的な打刻方法はスマホですが、スタッフの年齢層が高い店舗はICカード打刻を導入するなど、それぞれに合った方法で運用しています。

導入当初はシステムの扱いに慣れるのにとても苦労し、大変でした。しかし「いま頑張れば後が楽になるから！」とみんなで励まし合いながら乗り越えました。

実際に打刻をするスタッフへは、事務スタッフが使い方の動画などを作成し、レクチャーしました。そのおかげで、今のところ特に大きなトラブルはなく運用できています。

 

ー導入から3年が経ちますが、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

鈴木さん：アナログ管理をしていた頃はどうしてもミスが発生しやすかったのですが、システムを使うことによりミスが格段に減り、その対応にかかっていた時間をなくすことができました。年末調整や給与明細の紙印刷の手間とコストもなくなり、物理的な効率化の効果を実感しています。

また、内製化したことで社会保険や給与明細の内訳など、労務の知識がつきました。そのおかげで、見える景色が変わったと思います。

効率化だけでなく知識の蓄えにも繋がるんだなと、外注と内製化の両方を経験して分かりました。

 

ー次に目指すこと・TECO Designに求めることがあれば教えてください。

鈴木さん：導入から3年がたち、導入当時よりどのシステムもアップデートをしているはずなので、今よりもより効率化することができる機能やシステムがあるなら興味があります。

また、一番の次なる課題はシフト作成の効率化かもしれません。勤怠管理システムへの連携のフローをもっとスムーズにしたいですが、勤務形態がさまざまなので、そこに対応できるシステムが何かあれば、もっと良い業務環境を追求していきたいと思います。

 

 

※掲載内容は取材当時のものです。

 

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