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課題

・約半年という限られた時間でシステムの設定を終える必要があった
・労務やシステムに詳しい社員がいなかった

 

解決策

・労務とシステムに精通したTECO Designに設定代行を依頼
・確実に運用開始できるよう、密にコミュニケーション

 

効果

・無事に期日に運用を開始
・トライアル運用を行ったことで、一部の社員はある程度事前に使い方を理解
・タイトなスケジュールでも無事に勤怠締めが完了

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株式会社京王SCクリエイションは「未来は地元にある」というビジョンのもと、京王沿線に展開する商業施設や駐車場、コインロッカーを運営する企業です。

「未来を育むコミュニティ（サステナブルコミュニティ）を作る」を掲げ、事業を通して地域の活性化を目指しています。

同社は2024年4月に設立され、親会社である京王電鉄株式会社からの会社分割、他グループ会社からの事業継承を経て同年7月から本格的に事業を開始。その際、社員の勤怠管理システムをKING OF TIMEに統一し、TECO Designが導入支援（システムの設定代行）を行いました。

今回は経営管理部の上山さんに、システム導入の背景から現在の運用状況、今後の展望についてお話を伺いました。

 

 

新会社設立の準備とともに始まったシステム導入プロジェクト

 

ーKING OF TIME導入の背景を教えてください。

上山さん：弊社はグループの事業再編の一環で新しく設立されたため、それに合わせて勤怠管理システムを統合する必要がありました。再編決定が2023年12月末で、事業開始は翌年7月。運用開始時期を遅らせることもできないため、7月から運用を始められることがシステム選定における必須条件でした。

もともと親会社は他社の勤怠管理システム、事業継承元のグループ会社はKING OF TIMEを導入していました。

厳しいスケジュールの中で別のシステムを導入することはハードルが高く、どちらかに統一を図るという方向性のなか、グループで導入している企業も多く、この半年間で設定を終えて運用を開始できるのがKING OF TIMEであったというのが一番の決め手です。コスト面でも優位性があり、給与計算との連携においてもグループ内での実績も豊富でしたので、運用可能と判断しました。

 

ーTECO Designに導入をご依頼いただいた決め手を教えてください。

上山さん：私たちはもともと人事労務の経験があるわけではなく、このプロジェクトの立ち上げと同時に初めて労務に関わるようになったんです。時間も知識もない中で設定を社内完結するには限界があると感じてヒューマンテクノロジーズに相談したところ、TECO Designを紹介してもらいました。

当時、労働条件や就業規則もシステムの設定と並行して策定していたため、とても流動的な状態で我々のオーダーもぼやっとしていました。そのため、コミュニケーションをしっかり取りながら進めていきたいという思いがあったのです。

確か、一番最初にお話したのは営業担当の方だったと思いますが「非常にコミュニケーションを取りやすいな」という印象でした。メインで伴走いただくのがカスタマーサクセスの方に替わってからも、その印象は変わりません。

 

ー実際にシステムの設定を進める中で、具体的に貴社の中ではどんなことを整理されましたか？

上山さん：そもそも就業規則すら調整中だったと記憶しているので、まずは必要な規則類を整備しつつ、いただいたフォーマットに沿って必要な情報を整理しました。先ほどもお伝えしたように、設立期のため変更点や後から決まることもとても多かったので、それを適宜報告し、整理いただいた上で設定をアップデートしていただいていました。

設定を進めるにあたり、こちらのやることがある程度フォーマット化されていて分かりやすく、非常によかったです。通常のフォーマットではカバーしきれない複雑な部分もあったかと思いますが、しっかりとフォローいただけたと思っています。我々が気づいてない点を指摘していただいたり、プロジェクトがきちんと間に合うようにマネジメントしていただきました。

 

 

念入りな事前準備のおかげでスムーズに運用開始

 

ー実際に運用を開始するにあたっては、どのような流れだったのでしょうか？

本稼働の前に1ヶ月ほど、遠隔地の事務所を含めてトライアル運用を行いました。実際に運用することで出てきた課題もあるので、そこの設定を直していただき、本格稼働に備えました。

また、マニュアルは弊社で作成し、TECO Designには全従業員へ向けた使い方の説明会を開催いただきました。

おかげで、運用を開始して最初に迎えた勤怠締日は、こちらからのこまめな働きかけは必要だったものの、タイトなスケジュールの中でも無事に締めることができました。

また、導入直後は間違った申請が多かったのですが、こまめなフォローとマニュアルの活用によってこちらに来る質問は徐々に減ってきています。前回の締日に関しては、初回と比べたら感動するほど早く締まりました。3ヶ月も経てば慣れるものですね。

 

 

安定した運用を支える継続サポート

 

ー運用開始から4ヶ月が経過した今は、月に一度の打ち合わせでサポートをしています。

やはり、運用を続けていくとイレギュラーなことも発生します。例えば「月の途中の入退社や異動の場合は基準時間をどうしたらいいのか」「年休付与は何をどう設定するのか」といった、導入時は設定代行でお任せしていたことを、今後は自分たちでもやっていけるようにレクチャーいただいています。

当初は「月に1回も話すことあるのかな？」と思っていたのですが、実際やってみると毎月確認したいことがたくさん出てくるので、ここぞとばかりにたくさん相談しています。

 

ー今後の展望や、TECO Designに求めることがありましたら教えてください。

勤怠管理からは少し話が逸れますが、今後は「京王SCクリエイション」として新しく採用を進めていくということがミッションとなります。採用人数が増えると同時に、親会社から出向している社員はもとの場所へ戻っていくので、今よりも出入りが発生しやすくなるだろうと踏んでいます。そこで考えていかないといけないのは、人事情報の管理です。

出向者の情報は親会社が管理しており、事業継承元のグループ会社に在籍していた社員の人数は限られていたので、Excelでの管理で十分でした。ただ、当社で直接採用する社員が増えていくとなると人と情報の管理にかかる業務のボリュームが増えていくので、一目で把握できるものがあるといいのだろうと感じています。

あくまでまだほんのり考えているレベルなので、本格的にやるとなった時にはぜひ弊社にフィットするシステムのご提案や設定をお願いできたら嬉しいです。

 

 

※掲載内容は取材当時のものです。

 

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TECO Designでは、システム設定だけでなく企業の成長に合わせた柔軟なサポートが可能です。
新しいシステム導入を検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。