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「導入支援業務」をやってます③。

前回はサービスの選定などもサポート可能です、という内容でした。

そうすると、次に業務設計です。
勤怠管理や給与計算の情報を確認させて頂き、選定したクラウドサービスに合わせた業務フロー、また内部の設定を行います。

ほんの一例ではありますが、たとえば給与計算において支給額は、

・毎月固定額
・毎月金額が変動する
・単価×時間×割増率
・単価×回数(日数)

いずれかでの支給項目に収斂します。

現状の手当項目を確認させていただき、いずれのパターン該当するかを振り分け、仕様書のようにまとめます(今後、自社で更新したり、アウトソースしやすくするためです)。
同様に控除項目も進めていきます。

次に、現在給与計算に利用している情報を一覧にし、実際のプロセスを確認します。
おおよその場合、

・勤怠データ
・入社情報
・当月変更となる情報一覧
・別途集計、支払控除が必要な項目

になります。

これらの準備にかかる加工、集計の確認をすすめて、今後の給与計算上、いかにミスなく楽な運用になるのかを確認し、工数が低くなるように設計します。社会保険労務士などへのアウトソーシングをされている場合には、引き渡し資料の見直しをしたり、勤怠データについては出力形式の整理や、API連携を利用するフローに切り替えていきます。

さらに1年間で発生する業務についても手順、フローを確認します。新システムでの利用方法のレクチャーも実施可能です。

・労働保険年度更新
・住民税更新
・定時決定(算定基礎)
・随時改定
・年末調整
・賞与
・昇給

などですね。

また、給与計算確定後のアウトプット資料も整頓します。経理や経営指標に引き渡しが必要なデータを確認して、業務の流れを決めていきます。こうして設計を進めていき、実際にシステムへのデータ移行などの設定代行を実施していきます。

 

導入支援業務その3 実際の給与計算業務を見ながら、フローを見直し(整理)します。